Thuiswerken is tegenwoordig een hot topic. We hebben massaal een ‘echt’ kantoor ingeruild voor een thuiskantoor en ineens moeten velen improviseren. Ben jij helemaal niet gewend om thuis te werken of weet je dat jouw ritme compleet omgegooid wordt wanneer je thuis werkt? Dan heb ik hier een aantal handige tips voor thuiswerken voor je! Al twee jaar werk ik niet meer op een kantoor. Tijdens het eerste jaar was ik op wereldreis en toverde ik elke nieuwe plek om tot werkplek, sinds een jaar werk ik fulltime vanuit huis. En ook in de jaren daarvoor wisselde ik het echte kantoor eens per week in voor een werkplek thuis. Dit zijn mijn beste tips voor thuiswerken en om productief te blijven!
UPDATE! Naar aanleiding van mijn Instagram Stories, krijg ik veel vragen over welke laptopstandaard en toetsenbord ik gebruik. Daarom heb ik hier even alles op een rij gezet. Dit zijn alle producten die ik thuis gebruik voor het werken en die het thuiswerken veel fijner maken:
- Deze houten laptopstandaard. Deze is erg betaalbaar en mooi!
- Dit toetsenbord van Logitech. Ik vind dit oprecht een héél fijn toetsenbord (stiekem nog veel fijner dan mijn normale MacBook toetsenbord) en hij kost echt een prikkie. Beste aankoop!
- Deze fancy muis van Logitech. Dit is echt een hele dure, maar wel een hele goede. Je kunt ook deze variant nemen, welke veel goedkoper is. Ik vind het vooral fijn dat ik geen muismat nodig heb en dat de muis draadloos is.
- Verder gebruik ik deze noise cancelling koptelefoon. Dit is echt mijn lifesaver! Ik kan niet meer zonder en ook tijdens het werken vind ik het zó fijn mijn koptelefoon op te hebben. Ik hoor letterlijk niets meer van buitenaf; ideaal als jouw partner ook thuiswerkt of als je kinderen hebt en je moet je even afsluiten.
- Tot slot gebruik ik deze planner van Structuurjunkie. Ook dit is echt een lifesaver. Ik gebruik de planner nu ruim drie maanden en ik werk veel productiever. Ik schrijf alles op met een normale pen en voor het afvinken gebruik ik wat markeerstiften. En als ik een nieuw idee heb of een bepaalde to do schiet bij mij te binnen, dan schrijf ik dit op in mijn Moleskine notitieboekje. Dat is dus een verzamelplek voor ideeën, kleine to do’s en dingen die ik wil doen als ik tijd over heb. Superhandig om zo te werken en ik dump meteen alles wat te binnen schiet op papier, waardoor het niet continu in mijn hoofd blijft hangen.
1. Zorg dat de omgeving opgeruimd is
Niets is zo vervelend om in de rommel te werken. Moet je nu verplicht aan de keukentafel werken, maar staat de keuken vol met afwas? Ruim dit eerst op voordat je met werken begint. Het is een enorme afleiding en rommel zorgt voor chaos in het hoofd. Hoe schoner en opgeruimder de werkplek is, des te beter je je kunt focussen. Ruim het hoognodige de avond daarvoor op en je bent ready to go!
→ Andere handige tips voor thuiswerken zijn om gewoon te douchen, je aan te kleden en je op te maken. Voor mij maakt het geen verschil uit (ik werk prima in mijn joggingsbroek), maar dit kan voor velen helpen. Doe die pyjamabroek dus uit!
2. Elimineer alle afleiding
Ben je snel afgeleid? Zorg dan dat je alle mogelijke afleidingen blokkeert. Kijk je snel op je telefoon? Zet je telefoon dan uit. Steker nog: leg je telefoon in een compleet andere ruimte. Geloof me: als het in zicht is, ben je toch eerder geneigd je telefoon te pakken. Ben je bang dat je je niet kan inhouden om toch Netflix aan te zetten? Blokkeer de website! Met een programma als SelfControl kun je alle websites blokkeren die jou veel afleiding bezorgen. YouTube, Netflix, Videoland, Facebook, Instagram… you name it. Via het programma geef je aan voor hoelang je de websites wilt blokkeren (van 09.00 tot 17.30 bijvoorbeeld) en er is geen enkele manier om dit te deblokkeren. Ideaal!
3. Een van mijn ultieme tips voor thuiswerken: werk met de pomodoro-techniek
De pomodoro-techniek werkt bij mij altijd heel goed en dit is één van de beste tips als je na een tijdje veel aan het thuiswerken bent. Bij deze techniek werk je 25 minuten gefocust aan één taak om vervolgens 5 minuten pauze te houden. Nadat je dit riedeltje vier keer hebt gedaan, mag je daarna een kwartier pauze vieren. Kijk je vaak op je telefoon? Dan is dit echt de perfecte manier van werken, want je hoeft ‘maar’ 25 minuten even flink te focussen om daarna weer op je telefoon te mogen. Omdat 25 minuten ontzettend behapbaar is, kun je je hier heel goed aan houden. En na elke twee uur houd je iets langer pauze, wat als een echte beloning voelt.
Overigens is het wel belangrijk dat je tijdens die 25 minuten maar aan één taak werkt en niet switcht van e-mail naar een kort telefoontje en dan weer naar een wat grotere taak. De pomodoro-techniek helpt daarom ook enorm bij wat grotere projecten die uren, dagen of weken duren. Zo houd je die focus op één project en kun je het in stukjes knippen.
-> Je kunt hiervoor een Pomodoro tracker gebruiken als je je mobiel niet in de buurt hebt liggen. Of je kunt gewoon je stopwatch gebruiken op je telefoon.
4. Werk op normale tijden
Thuiswerken geeft je ook meer kans op uitslapen, langer pauze houden, eerder stoppen of juist langer doorgaan. Doe dit niet en houd de normale werktijden aan. Sta jij normaal gesproken om 07.00 op om rond 08.30 aan het werk te gaan? Doe dit dan ook. Houd jij normaal gesproken om 12.00 een half uur pauze? Plan dat nu ook in. En stop op een tijd wanneer je altijd stopt. Ritme is belangrijk en het is de ideale houvast.
TIP! Ben jij een ochtendmens en ben je in de ochtend heel productief? Begin dan gewoon veel eerder met werk en doe dit iedere dag, zodat je toch het ritme houdt. Voor mij werkt het heel goed om rond 06.00 op te staan en meteen te werken. Ik ben dan de héle ochtend ontzettend productief.
5. Zorg dat je blij wordt van je werkplek
Ik gaf al aan dat het niet heel verstandig is om tussen de rommel te werken, maar zorg dat je ook daadwerkelijk blij wordt van je werkplek. Dit kan je productiviteit ontzettend stimuleren, omdat je het helemaal gezellig voor jezelf hebt gemaakt. Steek een geurkaars aan, zet een muziekje op, koop gekleurde tulpen en zet ze op tafel, leg een kleedje neer… het kan allemaal. Voor mij werkt het heel goed om achtergrondgeluid te hebben. Zo zet ik vaak muziek op, de Easy Like Sunday Morning playlist op Spotify bijvoorbeeld, of ik zet vlogs aan van mensen. Luisteren en kijken doe ik niet écht, maar ik vind het wel gezellig en daardoor kan ik me beter focussen. Ik werk ook lekker op ASMR-filmpjes en ik móét altijd planten om me heen hebben. Daarnaast vind ik het altijd gezellig om een theetje naast me te hebben en wat reismagazines.
→ Krijg je snel last van je rug en nek als je aan de keukentafel werkt? Dan zijn dit de ideale tips aan benodigdheden als je gaat thuiswerken: een laptopstandaard, een extern toetsenbord en een goede muis (met muismat). Zo hoef je niet de hele tijd akelig naar beneden te kijken. Sowieso is dit echt ideaal om te hebben, want het werkt veel fijner. Een goede bureaustoel is ook essentieel. Deze kosten meestal behoorlijk veel geld, maar dan heb je ook wat!
6. Wederom één van de beste tips voor thuiswerken: gebruik een planner
Dit helpt mij enórm: het gebruiken van een planner. Overigens is een planner niet alleen goed voor het thuiswerken, maar ook ‘normaal’ op kantoor kun je een planner zeker toepassen. Zelf gebruik ik de Structuurjunkie Planner, waar geen data in staan en waar je werkt met tijden. De dagen lopen van 07.00 tot 22.00 en daartussen deel je al je taken in. Zelf schrijf ik eerst al mijn taken onderaan en elke zondagavond plan ik dan die taken voor de hele week in op de juiste tijden. Daarbij reken ik uit hoe lang elke taak duurt en zo vul ik mijn week.
Ik begin met mijn prioriteiten in de ochtend (tip: begin áltijd met de hoogste prioriteiten), zodat ik daar nog alle energie voor heb. Dit geldt ook voor taken die me veel energie kosten en die dus niet per se leuk zijn. De middagen bestaan vaak uit wat kleinere dingen als e-mails beantwoorden, het inplannen van social media en wat administratieve taken. In de middag is mijn energie een stuk lager en dan zijn dit soort taken ideaal. Daarnaast heb ik dan de belangrijkste dingen al gedaan. En ik plan ook mijn pauzes in. Nu heb je een helder plan en is het alleen nog de bedoeling dat je je ook echt aan die volgorde houdt.
7. Houd werk en privé gescheiden
Thuiswerken en toch ‘thuis’ en ‘werken’ gescheiden houden? Het kan! Zorg dat je tussendoor niet ineens de was gaat doen of boodschappen gaat halen. Dit kun je wel doen in de pauze, mits dit echt je hoofd leegmaakt. Laat de was voor wat het is, ruim de vaatwasser pas uit als je klaar bent met werk en die boodschappen komen rond 18.00 wel. Ga je pauze vieren? Probeer dan bij voorkeur niet achter je computer te blijven. Klap je laptop dicht, ga uitgebreid lunchen of loop even een half uur buiten. Dit zorgt ervoor dat je daarna weer volle bak aan de slag kunt met de laptop. Daarnaast is het verleidelijk om te ontbijten achter je computer, maar doe dit voordat je begint met werken. Het helpt, echt! Oh, en werk nóóit vanuit bed.
→ Heb je een kamer over in het huis? Ga daar dan werken en bij voorkeur niet in de woonkamer. Zo heb ik mijn kledingkamer omgetoverd tot kantoor. Het is een lege ruimte waar ik nu mijn bureau heb. Ik heb hier, naast werken, verder niets te zoeken en daarom kan ik werk en privé goed gescheiden houden. In de pauze plof ik neer op de bank in de huiskamer en voelt het als een fijne break. Heb je geen kamer over? Zorg dan dat je toch ergens, in wat een saaie ruimte, een werkplek kunt creëren.
8. Één van mijn favoriete thuiswerken tips: Toggl!
Dit is echt mijn uitvinding van 2020: Toggl! Met deze app en website kun je al je taken timen. Ik heb al mijn taken onderverdeeld in verschillende categorieën (zoals ‘artikel schrijven’, ‘artikel inplannen’, ‘instagram’ en ‘mail’) en zo houd ik precies bij hoe lang alles duurt. Als je dit een tijdje doet, weet je precies hoe lang je ergens over doet en zo kun je gerichter gaan plannen. Een bijkomend voordeel van Toggl is dat je productiever bent. Want als je eenmaal op START hebt gedrukt, ga je automatisch gefocust werken. Tot slot weet je aan het einde van de dag of week wat je eigenlijk allemaal doet op een dag en waar je tijd daadwerkelijk naartoe gaat. Dit kan voor ontzettend veel handige inzichten zorgen.
9. Maak duidelijke afspraken wanneer je pauze houdt
Werk je niet met de pomodoro-techniek? Maak dan duidelijke afspraken met jezelf. Plan in dat je om 12.00 pauze houdt en houd je hier ook aan. Tijdens die pauze mag je alles doen wat je wilt, zodat je echt even kunt opladen. Heb je de SelfControl ingezet, waarmee je alle websites blokkeert die voor afleiding zorgen? Zorg dan dat je van tevoren tussen 12.00 en 12.30 de websites hebt gedeblokkeerd als je toch wilt internetten. Zo ben je verplicht tussen die tijden pauze te houden en lekker te Netflixen. Om 12:30 gaat de blokkade automatisch in en kun je niet meer internetten.
10. Veel in contact met collega’s? Zorg voor een digitale werkruimte
Moet jij veel met collega’s sparren? Zorg dan dat jullie samen een digitale werkruimte hebben. Tools als Asana en Trello kun daarbij goed helpen. Daar kun je projecten aanmaken, mensen en taken toevoegen, aantekeningen maken en meer. Je kunt taken aan verschillende mensen hangen en zo weet iedereen wat hij of zij moet doen. Is de taak af, dan vinkt diegene dit af en zo weet iedereen dat het gedaan is. Daarnaast kun je onder iedere taak of project aantekeningen maken, zodat de anderen weten wat de gang van zaken zijn. Op deze manier hoef je niet continu met iedereen te appen of te bellen, weet iedereen wat de vordering is en zo kun je toch met elkaar blijven communiceren. Heel handig!
TIP! Moet je tóch weleens bellen? Zorg dan voor een headset of oortjes, waardoor je niet de hele tijd je mobiel aan je oor hoeft te houden. Dat is niet fijn, maar vooral ook niet handig.
11. Maak afspraken met het gezin
Rennen jouw kinderen door het huis en is je partner er ook? Maak dan duidelijke afspraken, anders word je continu afgeleid. Zit je in een aparte kamer? Maak dan de afspraak dat niemand mag binnenlopen als de deur dicht is. Moet je door omstandigheden wel in de woonkamer werken? Maak dan een afspraak dat je niet gestoord mag worden als je een koptelefoon op hebt (ook meteen een goede tip: een noise cancelling koptelefoon is daar IDEAAL voor). Heb je geen kinderen? Ook dan kun je natuurlijk duidelijke afspraken maken. Mijn vriend werkt nu ook thuis en we werken bewust gescheiden van elkaar. Ik zit in ons thuiskantoor bij de tuin, hij zit aan de bar in de woonkamer. We zien elkaar niet en dat is heel prettig voor de productiviteit. Bovendien kunnen we samen pauze houden, wel zo gezellig!